Foreningsarbejde

NOTAT

Om organisering af bestyrelsesarbejde mv

OKTOBER 2007
                                                          

Indledning
Dette notat er udarbejdet efter oplæg og drøftelser på bestyrelsesmøder samt efterfølgende bearbejdning i underudvalg. Notatet har endvidere været forelagt på kredsformandsmøde februar 2006.

Notatet suppleres af et særligt notat om administrative forhold.

Generalforsamling og bestyrelse
Generalforsamlingen er Foreningens højeste myndighed. Den årlige ordinære generalforsamling afholdes i forbindelse med årsmødet.

Forslag til ændring af Foreningens vedtægter pr. 1. januar 2007 er udarbejdet. Forslaget, der er tilpasset den fremtidige kredsstruktur, skal forelægges generalforsamlingen 2006 til godkendelse.

Bestyrelsen består af formand og 6 bestyrelsesmedlemmer, der ”på skift” vælges på generalforsamlinger.

Bestyrelsen konstituerer sig selv og fastsætter selv sin forretningsorden.

Ved konstitueringen udpeges bestyrelsens næstformand, kasserer, sekretær. Endvidere fastlægges bestyrelsens fordeling af fag- og driftsområder samt kontaktpersoner vedr. kredsene.

Der foreligger forretningsorden for bestyrelsen, ligesom der er udarbejdet standardforretningsorden for kredsene.

Bestyrelsesarbejdet
Bestyrelsesmøder afholdes efter behov.

Formanden (evt. næstformanden) leder bestyrelsesmøderne.

Mødeplan udarbejdes halvårsvis.

Bestyrelsens sekretær udsender dagsorden forud for møderne. Dagsordenen bør i høj grad udarbejdes som motiveret dagsorden – med kort sagsfremstilling og indstilling om beslutning. Dagsordenen skal indeholde faste punkter, f.eks. referater fra fag- og driftsområderne v/områdeformændene og fra FKB-bestyrelsesrepræsentanter i arbejdsgrupper mv.

Bestyrelsens sekretær udarbejder beslutningsreferat fra bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsen varetager Foreningens foreningspolitiske og øvrige overordnede arbejdsopgaver, herunder repræsentation i ”vigtige” udvalg, arbejdsgrupper mv.

Hvor formanden repræsenterer FKB i udvalg mv. skal FKB normalt være repræsenteret af yderligere et bestyrelsesmedlem (der fungerer som ”FKB-tovholder” på området – med referatpligt mv.). Hvor FKB i øvrigt er repræsenteret i arbejdsgrupper, udvalg mv. af flere bestyrelsesmedlemmer, udpeges en ”tovholder” på området – med referatpligt.

De løbende arbejdsopgaver fordeles mellem bestyrelsens medlemmer, jf. arbejdsfordelingsplanen (bilag 2), herunder fordeling af ”kontaktområder” (f.eks. kontakt til KL), fag- og driftsområder samt kredsene.

Hovedparten af de løbende opgaver delegeres til de 4 fagområder, 2 driftsudvalg og den administrative stab. Ved særlige opgaver etableres projektorganisation med særligt udvalg sammensat af medlemmer fra forskellige fagområder/driftsområder. Der udpeges en formand.

Fagområder og driftsområder

• Fagområde for personel og uddannelse
• Fagområde for materiel, logistik og aftaler
• Fagområde for operative forhold
• Fagområde for forebyggelse
• Informationsområde
• Årsmøde- og arrangementsområde

Hvert fagområde/driftsområde ledes af et udpeget bestyrelsesmedlem som områdeformand (med ansvar for fagområdet/driftsområdet), efter behov suppleret med yderligere 1-2 personer (bestyrelsesmedlem, kredsformand, -næstformand eller medlem).

Bestyrelsen beslutter ”placering” af underudvalg, arbejdsopgaver mv. under fagområderne/driftsområderne – eller om projektorganisationen skal anvendes. Når underudvalg mv. er placeret, er det op til områdeformanden at besætte underudvalget mv. med et kvalificeret medlem.

Områdeformændene orienterer bestyrelsen efter væsentlighedsprincippet.

Administrative forhold
Der henvises til særskilt notat